شرکت مشاوره و مهندسي انديشه وران (avec)




مديريت فعالانه هزينه پروژه


توصيه مي کنم که هيچگاه به دنبال اجراي پروژه با "حداقل" هزينه نباشيد. کسي را نمي توان به مناسبت "حداقل" چيزي "پاسخگو" کرد. يک مدير مي تواند به هر نحوي که مايل است پروژه را اجرا کند و در انتها نيز ادعا کند که هزينه به دست آمده، همان "حداقل" بوده است. چه کار مي خواهيد بکنيد؟ مي توانيد به جر و بحث بپردازيد و در نهايت قسمتي از درد دل ها را بيان کنيد، اما به ضرس قاطع نمي توان راجع به کارآيي مدير مربوطه و نظام مديريتي حاکم بر پروژه ادعايي داشت. اولين گام در مديريت فعال پروژه تدوين بودجه هزينه اي پروژه است.
بودجه هزينه اي به معناي پيش بيني زمان بندي شده هزينه هاي پروژه است. ورودي هاي لازم براي تدوين بودجه هزينه اي پروژه دو دسته هستند:
  • اول، برنامه پروژه، در محدوده اي که تعريف شده است؛
  • و دوم، تخمين هاي هزينه اي پروژه که اين از سوابق گذشته و اطلاعات اخذ شده از مراکز تأمين حاصل مي شود.
با در اختيار داشتن بودجه پروژه، سازمان مديريت پروژه مي تواند انتظارات خود را از ميزان ورودي لازم به پروژه ارزيابي کند.
در نظر داشته باشيد که بودجه هزينه اي تنها يک پيش بيني است که صحت و دقت آن به صحت و دقت ورودي هاي تعريف شده در بالا بستگي دارد. اما حتماً هر دو موضوع صحت و دقت، قطعي نخواهند بود. ممکن است آنچه که پيش بيني شده، تغيير کند و در نتيجه نمي توان بودجه را يک گراف تنها دانست که يک بار توليد مي گردد. اين همان موضوعي است که مديريت "فعالانه" را ايجاب مي کند. در مديريت فعالانه لازم است دو موضوع مد نظر قرار گيرد:
  1. پيش بيني هزينه ها بايد چرخه کامل عمر پروژه را از زمان فعلي تا انتها شامل گردد، با اين رويکرد که پيش بيني ها در افق هاي نزديک تر بايد در بازه هاي کوتاهتري انجام شده باشند. به اين ترتيب بودجه در افق هاي نزديک تر از صحت و دقت بيشتري برخوردار خواهد بود.
  2. در انتهاي دوره هاي کنترلي بودجه، به خصوص در کشورهاي در حال توسعه، بودجه باقيمانده پروژه، با تأکيد بر روي بودجه دوره هاي نزديک تر به اجرا، بايد مورد بازبيني قرار گيرد.
مقايسه عملکرد هزينه اي، يعني آنچه که برايش سندهاي حسابداري صادر شده است، با بودجه پروژه در مقاطع نظارتي باعث مي گردد که مديريت در همه حال از کارآيي تيم مديريت پروژه آگاه باشد. به اين صورت ارزيابي ها در هر مقطعي، منجمله در انتهاي پروژه، نياز به جر و بحث و پرخاش نخواهد داشت چرا که خط کش اندازه گيري کارآيي قبلاً تعريف شده و مورد توافق قرار گرفته است.

(تاريخ درج مطلب: 15/04/88)